Questo Organo coadiuva il Prefetto nell’esercizio delle funzioni di coordinamento delle attività degli Uffici Periferici dello Stato e di leale collaborazione di detti Uffici con gli Enti Locali nonché al concreto svolgimento dell’intervento sostitutivo da parte del Prefetto qualora si venga a conoscenza di disfunzioni o anomalie nell’attività amministrativa di un ufficio periferico dello Stato tali da poter arrecare un grave pregiudizio alla qualità dei servizi resi alla collettività anche ai fini del rispetto della leale collaborazione con le Amministrazioni Locali.
Il Prefetto nell’illustrare la funzione del suddetto consesso in un’ottica di stretta collaborazione tra Uffici periferici dello Stato ed Enti Locali, ha chiesto una particolare attenzione al cittadino, ad iniziare dagli Uffici di primo contatto con lo stesso (URP, centralino, ecc.) e, poi, nelle varie fasi del procedimento, evidenziando la necessità della massima trasparenza e di una efficace comunicazione nella quale il cittadino possa avere chiara indicazione del referente a cui potersi rivolgere.
Il Presidente dell’Amministrazione Provinciale nel ritenere il Consesso in parola un’opportunità per dare risposte dinamiche al cittadino, ha rappresentato di aver già dato incarico ai propri Dirigenti di effettuare una ricognizione sui punti di contatto dei propri procedimenti con quelle degli Uffici Periferici dello Stato, al fine di qualificare ulteriormente i servizi forniti.
Il Presidente della Camera di Commercio in particolare ha evidenziato di aver riorganizzato la propria struttura, conseguendo un contenimento dei costi con servizi più funzionali nei quali al primo posto è il cittadino.
Al termine della riunione il suddetto Consesso ha approvato all’unanimità il Regolamento che disciplina il funzionamento della Conferenza Permanente.
Si è, altresì, convenuto che sarà elaborato un prontuario nel quale saranno riportati i referenti dei servizi resi al pubblico, con indicazione dei relativi nominativi, numeri telefonici ed indirizzi e-mail, di cui la Prefettura curerà la diffusione d’intesa con gli altri Enti componenti la Conferenza Permanente, al fine di ottimizzare le comunicazioni sia all’interno della Pubblica Amministrazione che all’esterno verso il cittadino.
Da parte degli Uffici Periferici dello Stato sarà, inoltre, avviata dall’Amministrazione Provinciale e dai Comuni rappresentati nella Conferenza, una rilevazione dei procedimenti interni al fine di valutare la possibilità di un loro snellimento nonché sarà avviata un’indagine di “customer satisfaction” per rilevare il grado di soddisfazione all’esterno.
Sarà, infine, convocata a breve una prossima riunione per esaminare la proposte da parte delle Amministrazioni presenti ai fini della programmazione dell’ulteriore attività della Conferenza Permanente.
